Wir identifizieren, besichtigen und prüfen Locations persönlich vor Ort und gleichen Kapazität, Raumaufteilung und Budget mit dem Briefing ab, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird.
Konditionen, Stornierungsklauseln und Zimmerkontingente werden direkt mit Hotels und Lieferanten verhandelt, damit vor Ort nichts der Interpretation überlassen bleibt.
Zimmerlisten, Zimmerzuteilung und Reiselogistik werden vollständig verwaltet, einschliesslich Umbuchungen bei kurzfristigen Planänderungen.
AV-Technik, Transport, Blumenschmuck und lokale DMC-Partner werden als ein koordiniertes Team gebrieft und geführt, nicht als Kette einzelner Anbieter.
Vom Empfangsdesk bis zur letzten Abreise führen wir den Raum, damit der Kunde es nicht muss.
Wenn ein Fluglinienstreik oder eine kurzfristige Änderung mitten in der Veranstaltung eintritt, lösen wir es in Echtzeit — das Programm bemerkt es nicht.
Jede der oben genannten Leistungen, bewährt auf drei Kontinenten — von Prag bis zur Gold Coast bleibt der Standard derselbe.
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Zwei Konferenztage im Fairmont Golden Prague: Vorplanung der Unterkünfte, Aufbau des Meetingraums mit Mikrofon- und AV-Unterstützung, zwei externe Abendessen mit vollständigem Transport, Willkommensgeschenke und Spielpreise — dazu Blumenschmuck, Koordination mit dem lokalen DMC und Bürobedarf. Als ein Fluglinienstreik mitten in der Veranstaltung ausbrach, buchten wir die Flüge der Teilnehmenden über Nacht um. Das Programm bemerkte es nie.
The Langham, Gold Coast & The Jewel Residences, Surfers Paradise. Willkommens- und Gaming-thematisierte Geschenke, Unterkunft, Aufbau und Ablauf des Meetings, externes Abendessen mit vollständiger Transportlogistik.
Im Rahmen des ESMO-Kongresses fungierte Equentora als zentrale Ansprechperson zwischen Kunde und Veranstaltungsort — koordinierte Eventbeschilderung und Menüauswahl, führte Besichtigungen vor Ort durch und beschaffte externe Lieferanten, darunter AV-Dienstleistungen, Taxis und Shuttle-Transfers, für ein reibungsloses Erlebnis vor Ort.
Equentora beschaffte und sicherte Veranstaltungsorte für das Advisory Board (~20 Teilnehmende) und das Firmen-Dinner (~25 Teilnehmende) eines Pharmakunden — verhandelte Locationverträge, verwaltete die Unterkunft und koordinierte Catering, Menüauswahl und Ernährungsanforderungen aus der Ferne, vom Erstkontakt bis zum letzten Toast.
Equentora organisierte drei Veranstaltungsorte für den Kongress — zwei Welcome-Empfänge (130 und 200 Teilnehmende) sowie ein Meeting mit 40 Teilnehmenden, durchgängig über das gesamte Programm koordiniert.
Equentora realisierte vier Veranstaltungen rund um den ESMO-Kongress — drei Empfänge und ein Advisory Board — mit 30 bis 200 Teilnehmenden.
Referenzen auf Anfrage erhältlich.
Echte Events, echte Problemlösung, echte Ergebnisse — Referenzen auf Anfrage erhältlich.
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